服務完結後的交接表，讓下一位不用重新問起

先定交接時間與接收角色

在最後一項工作前，先確認交給誰、何時交，以及接收方怎樣表示已收到。不要把檔案丟進群組就當完成交接。若暫時找不到接收角色，應把狀態寫成待指派，並告知原協調窗口，避免下一位以為有人已經負責。

交接範圍應與本次工作一致。負責物資整理的人，可以交數量、位置與未點收項目，不需要收集服務對象的私人資料。若有超出角色的問題，記錄需要轉交哪個職務，不自行延伸成新的服務承諾。

用五欄保留工作真實狀態

開五欄：已做、未做、待回覆、責任人、下次核對日。每行只記一項工作，並在已做欄寫可檢查的完成物，例如已交回的清單或已整理的位置。『大致完成』太模糊，應說明尚欠哪一步，讓接收者知道是否需要接手。

未做與待回覆要分開。前者可能需要有人執行，後者可能正在等另一個窗口確認。為每項記錄下一個動作與負責角色；沒有回覆就保留未確認，不因活動已結束而把所有欄位改成完成。日期尚未決定時，也應明寫待安排。

把物品、檔案與問題各自交清

物品可記名稱、數量、存放位置、點收狀態及取還安排；檔案則記文件名稱、版本日期、用途與原有工作位置。交接者應說明哪份是現行版本、哪份只供歷史參考，避免接收者用修改時間自行猜測。

只提供接收工作所需的資料，不在共用交接表貼出私人聯絡、身份、求助內容或未公開紀錄。需要受限制資料才能處理的事項，交回原有負責窗口按既定安排轉交。交接表可以標明有待跟進的項目，而不把敏感內容複製到更多地方。

檢討時分清觀察、解釋與建議

用三句話檢討一個流程：實際看到甚麼、哪些原因仍未確認、下次可以試甚麼。『點收比預期多用二十分鐘』是觀察；『因為同事不投入』是尚未證明的解釋。把兩者分開，才能提出可改進的步驟，例如事前寫清分類標籤。

檢討不需要靠個人困境來證明意義。可以記團隊哪一步溝通順暢、哪一份指示需要更新，以及什麼問題應更早提出。若要對外分享成果，只用已核對的工作資訊，不把出席、投入時間或一次交付直接寫成長期改變。

請下一位用自己的話重述

交接完成前，請接收者說出目前已完成的事、第一個待辦、需找的窗口和下次核對日期。若他理解的優先次序與你不同，立即修正表格，而不是等下一次服務才發現。雙方確認收到與仍有疑問的部分，可以同時保留。

交接後發現新資訊，沿原來的工作位置追加版本與變更說明，避免另開多份沒有關聯的副本。若下一次服務取消或延後，也要保留未完成事項的新安排。好的交接讓下一位能開始工作，而不是讓一張表看起來全部沒有問題。

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