企業義工提案：先對齊需要，再安排人手

先用一個需要來開始對話

提案第一欄寫『希望向合作方了解的需要』，並列資料來源與仍待核對的問題。不要先決定一定要探訪、派發或帶領活動，再要求對方安排服務對象配合。團隊可以提出自己關注的方向，但實際工作仍要由合作討論確認。

把企業想達到的內部目標另列，例如讓跨部門同事練習協作。內部目標可以存在，但不能當成服務對象的需要。若兩者暫時沒有交集，就先調整參與形式，不用把一個方便拍攝的安排包裝成已證實的公益成效。

把人數換成可交付的工作能力

除了預計人數，還要寫可投入時段、技能、能否固定跟進，以及需要誰指導。『二十位同事參與』不是工作描述；『按既有清單完成物資分類並交回點收表』才讓對方判斷人手是否有用。這只是任務寫法示例，不是現有活動或招募消息。

把準備、現場及事後整理的角色分開。若只有活動當天有空，應如實寫明；若可提供後續文字或資料整理，也要列可交付範圍和接收窗口。不要因為團隊有相關部門，就把未獲確認的專業資格或服務承諾放進提案。

把合作方需要付出的支援列入

每項任務旁加上培訓、場地、工具、帶領及點收需要。義工投入時間的同時，合作方也可能要花時間準備和指導。先詢問所需支援是否可行，再調整規模，不要把所有協調工作都隱藏在『請對方安排』一句裏。

用三種狀態標示資源：企業已確認、合作方待確認、目前欠缺。物資數量、取還、交通與費用安排都應有負責角色；涉及款項或捐贈時，按相關機構現行程序另行確認，不在工作紙自行新增收款或捐款指示。

在提案中說明紀錄與跟進界線

提前交代企業是否希望拍攝、內部分享或對外發布，並把這些需要放到討論桌上。不能把提供宣傳素材當成服務對象或合作方的必然義務。可先設計不辨識個人的工作摘要，讓成果呈現聚焦於實際任務與經核對的流程。

工作紙可用五欄：服務需要、可交付工作、資源與限制、現場支援、後續責任。每欄加一位負責角色和下一次確認日期。凡是仍未獲回覆的安排，明示待確認，不用標誌、舊合照或口頭意向暗示正式伙伴關係。

以小範圍確認和交接作結

首次合作可先討論一個範圍清楚的任務，再按雙方實際經驗決定是否擴展。確認前讓企業與合作方各自說一次：這次做甚麼、不做甚麼、遇到變更找誰，以及交付後由誰接收。理解不一致時先修訂提案。

完成後比較原定與實際任務，記錄未完成事項及改善建議。報告可以寫已核實的投入與交付，不把出席人數直接等同受惠人數或長期改變。願意承認限制並做好跟進，能令下一次合作有更可靠的起點。

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