公益小項目開始前，先寫清楚這一頁

第一欄：把需要與猜想分開

用一句話寫出你想回應的情況，再標明資料從哪裏來、何時取得，以及誰仍需核對。『我們想辦一場講座』是做法，不是需要；『團隊未能找到清楚的參與說明』才是一個可再查證的問題。沒有直接了解時，寫『待向相關窗口確認』，不要代替別人定義困難。

這一欄只放整理構想所需的概括資料。不要附上學生、家庭或服務對象的姓名、相片與個別遭遇。可以寫需要哪種資訊或支援，但不要自行判定任何人的醫療狀況、服務資格或接受幫助的意願。

第二欄：把活動拆成可檢查任務

為每項任務寫清楚開始條件、負責角色、完成物及交收方式。例如整理一份既有公開資源索引，完成物可以是經核對的連結表，而不是籠統寫『提升社區意識』。把活動當日工作與事前準備分開，避免大家只看見現場的人手需求。

另設『暫不包括』一格，列出這次不會提供的服務或承諾。若需要專業人員、場地許可或其他安排，記成待確認條件，不把未落實的支持寫成既定合作。先解決最小的一項工作，比同時啟動很多未有負責人的任務容易跟進。

第三欄：列出現有、待確認與欠缺資源

資源可以包括時間、物資、空間、文字整理能力及現場指導。每項都標上現有、待確認或欠缺，並寫明由誰核對。借用物品要列數量、取還時間和點收角色；不要只在群組說『有人會帶』，卻沒有可查的交接記錄。

如涉及費用，先記用途和待確認的負責窗口，不在簡報填上猜測的資助、捐款帳戶或報銷承諾。這頁的目的是看清資源缺口，不是用一個完整的預算外觀，掩蓋尚未有人確認的安排。

第四欄：給每個問題一個回覆位置

列一位團隊協調角色與對外查詢窗口，避免每位義工分別發出不同版本。把問題寫成可回答的句子，例如『場地可否讓輪椅使用者到達活動區？』，並保留回覆日期和原意。沒回覆就維持待確認，不以沉默當作同意。

討論版本可編上日期與版本號。每次修訂只標出改了甚麼、誰已確認，以及哪些舊安排不再適用。對外分享時使用同一份摘要，內部工作紀錄另按團隊安排保存，不把私人聯絡資料擴散到所有收件人。

第五欄：在開始前寫好結束條件

寫明工作怎樣才算完成、由誰接收，以及未完成事項交給誰。若項目需要持續跟進，要有下一次確認日期；如果只是一次整理工作，也要說明交付後哪些事情不在本次承諾內，讓合作方知道何時可以提出修正。

最後做一次口頭演練：由沒有參與構思的隊友讀這一頁，說出他理解的需要、首個任務、仍欠的資源和下一步。若答案互相不同，先修正簡報再擴大安排。清楚的起點與交接，比把一頁塞滿口號更有用。

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